2022年1月からの電子帳簿保存法の改正で
スキャナ保存の要件が緩和されましたね。

原則７年（最大10年）
保管しなければならない紙の領収書。
保管スペースのことを考えるととても大変です。

今回はクラウド会計を利用すれば紙の領収書を
比較的簡単に捨てられるということを書きたいと思います。

電子帳簿保存法の改正

2022年1月から電子帳簿保存法が改正され
電子取引は電子データのまま保管することが
義務化されましたね。
（2023年12月31日まで猶予期間がありますが）

それと同時にスキャナ保存の要件が緩和
されました。
スキャナ保存とは紙の領収書等を
スキャナでスキャンしてデータで
保管することです。
スマホで撮影してデータ化する
こともできます。

当事務所は紙の契約書や請求書は使わず
お客様とはデータでやり取りさせて
いただいています。

紙でのやり取りを減らすことは
業務効率や環境の面でとても大切なことです。
Amazon等の大手企業もデータの領収書を
使っていて今後もますます電子取引を使う
企業は増えてくると思います。

とはいえ現状は紙で受け取る領収書はたくさんありますね。

コンビニでものを買ったとき
タクシーに乗ったとき
駐車場を利用したとき。

領収書が多いお客様だと
その保管のために倉庫を借りている方も。

その領収書、クラウド会計を利用すれば
簡単に捨てることができます。

クラウド会計で電子決済を連携した場合

クレジットカード、交通系ICカード、
スマホアプリ等による電子決済などの明細を
クラウド会計で連携している場合は
いずれも電子取引にあたります。
データは電子帳簿保存法の要件を満たした上で
クラウド会計上に自動で保存されます。

その場合、限定的ではありますが
そもそも紙の領収書の保管が
不要な場合があります。

所得税・法人税と、消費税で取り扱いが
異なります。

• 所得税・法人税の場合
  連携したクレジットカード利用明細等
  がいずれも「電子取引」にあたるため、
  帳簿に必要事項が記載されていれば
  別途紙の領収書の保管は必要ない。
  ただし取引慣行や社内ルール等で
  データとは別に紙の請求書や領収書等を
  受領している場合は、その原本（紙）を保存する必要があります。
  ちょっとややこしいので
  表にまとめます。
  たとえば、電子決済を利用して
  クラウド会計に連携している場合…

①領収書等を紙で受領した場合 （家電量販店などでクレジット支払した場合に紙のレシートを受け取ったときなど）	紙の領収書等を保存　or　スキャナ保存する必要があります
②領収書等をデータで受領した場合 （Amazonでクレジット支払したときなど）	領収書等をデータで保存する必要があります
③紙でもデータでも領収書等を受領していない場合	電子決済をクラウドで連携して帳簿に必要事項が記載されていればOKです ※連携している場合なのでCSVでインポートはこれに該当しません

• 消費税の場合
  仕入税額控除（消費税法上の経費のようなもの）として認められるためには
  販売者からの書類（データでも可）が必要。
  クレジットカード利用明細等のみでは
  認められないため別途販売者から
  受領した領収書等※の保管が必要。
  （例外もありますがここでは記載は省略します）

※クレジットカードなどの電子決済で
販売店がまだ料金を受領していない場合、
販売者に領収書の発行義務はないので
購入時にもし領収書を受領していない場合は
クレジットカード売上票等で代用できます。

これらのことは国税庁のQ＆A（電子取引関係）
の問4の(4)や「ホ」に記載があるので
気になる方はご覧ください。

スキャナ保存の対象となる書類

スキャナ保存の対象となる書類は以下のもののうち、紙の書類です。

• 契約書
• 領収書
• 請求書
• 納品書
• その他…気になる方は国税庁のQ＆A（スキャナ保存関係）問2をご覧ください

受取ったも書類もこちらから発行した書類も
対象となります。

領収書かレシートどちらを保管すればいいの？

スキャナ保存の対象となる書類に
「領収書」とありますが実際には
レシートを保管している方が多いと思います。

以下の５つのことが記載されていれば
領収書、レシートどちらでもかまいません。

①書類作成者の氏名又は名称
②取引年月日
③取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
④税率ごとに区分して合計した税込対価の額
⑤書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

一般的にレシートには⑤（宛名）の記載はありませんが
小売業、飲食店業、タクシー等を営む事業者は
⑤の記載を省略することができるので問題ありません。

レシートは購入品の記載があるので
税務署の調査官はむしろ領収書よりもレシートを好むといわれています。
個人的にも買ったものの内容がわかるレシートの方がおすすめです。

クラウド会計でスキャナ保存をする際に気をつけること

スキャナ保存にはいくつか要件があります。

クラウド会計でスキャナ保存をする際に
気をつけることは以下の通りです。

• スキャナ保存をするのは最長2ヶ月＋7営業日以内
• 「年月日」「金額」「取引先」を入力すること
  クラウド会計ではデータをスキャンした際にOCR読込みされますがきちんと
  読込まれなかった際には手入力が必要です
• データは解像度200dpi以上、256階調以上である必要があります
  詳しくはこちらをご参照ください。
  （スマホで撮影しても要件満たすようですが確認が必要です）
• 電子帳簿保存法のために社内ルールを整備する必要があります
  freeeでは社内ルールのテンプレートファイルを公開しています。

マネーフォワードクラウド会計でスキャナ保存をする場合

まずは「各種設定」＞「事業者」画面で
「スキャナ保存機能を利用する」にチェックを入れて保存しましょう。

マネーフォワードクラウド会計でスキャナ保存を利用するのには追加料金は不要です。

マネーフォワードで連携している電子決済で支払った場合の手続き

スキャナ保存が必要な方は
以下の手続きで領収書をスキャナ保存すれば
紙の領収書を捨てることができます。

連携サービスから入力した仕訳の
「仕訳帳」の「証憑添付」から領収書のデータをアップ。

「ファイルを追加」を選択。

「アップロード」を選択して領収書データのファイルを添付。

その際に添付したデータがスキャナ保存の解像度の要件を満たさない場合
このようなアラートが出ます。

アラートが出た場合は再度スキャンをするなど
対応が必要となります。

詳しい対応方法はこちらをご参照ください。

なお、マネーフォワードが提供するクラウドBoxは
電子取引用に開発されたシステムのため
スキャナ保存の解像度の要件を満たさない
可能性があるため、スキャナ保存では
クラウドBoxからアップするのは
おすすめできません。
仕訳帳からアップするようにしましょう。

マネーフォワードで連携していない決済方法で支払った場合の手続き

マネーフォワードクラウド会計で連携していない決済方法
（現金など）で支払った場合は
マネーフォワードクラウド経費を利用します。

マネーフォワードクラウド経費で
電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存をする場合は
オプション料金を支払う必要があります。

オプション料金は
中小企業向けの場合は200/月で6名以上は従量課金
IPO準備・中堅～上場企業向けの場合は400円/月で11名以上は従量課金です。

料金体系はこちらをご確認ください。

マネーフォワードクラウド経費の
アプリをスマホで取得して
スマホで領収書を撮影し
クラウド会計へデータを連動して
仕訳登録することで
スキャナ保存することができます。

マネーフォワードクラウド経費の
タイムスタンプ検証などの操作方法は
こちらをご参照ください。

freeeでスキャナ保存をする場合

freeeでは添付データはすべて
「ファイルボックス」で管理されています。

2022年9月からファイルボックスの
電子帳簿保存機能は一律全プランでON
の状態となったため、
利用者は事前に設定することなく
ファイルボックスの電子帳簿保存機能
を利用できます。

ファイルボックスに保存できるデータ枚数等は
プランによって異なります。

• 個人のスタータープラン
  1ヶ月あたり5枚まで保存可
• それ以外のプラン
  1ヶ月あたり10GBまで保存可

freeeはファイルボックスで一元管理

freeeではスキャナ保存か電子取引かにかかわらず
ファイルボックスでデータを一元管理しています。

freeeでスキャナ保存するためには…

• ファイルボックスにデータをアップロードする際に
  OCRで読み込まれなかった「年月日」「金額」「取引先」を
  手入力します
  

• データをアップする際に解像度を満たしていなくても
  アラートが出る機能はないため
  保存後に解像度等の要件を満たしているか自分で確認する必要があります
• ファイルボックス上で
  解像度不明と判断された場合は
  （実際のデータが200dpi以上でも以下でも）
  便宜上解像度「200dpi」と自動入力される仕組みになっています
  ご自身で解像度を事前に確認してから
  アップした方がよさそうです。

データの解像度等をこちらで確認する
必要はありますが所定の手続き通り
ファイルボックスを使うことで簡単に
スキャナ保存に対応することができます。

まとめ

解像度など難しい話が出てきますが
クラウド会計を利用すれば簡単に
紙の領収書を捨てることができます。

電子帳簿保存法対応については
マネーフォワードはこちら
freeeはこちら
のページがわかりやすいので
ご興味ある方はご確認ください。

編集後記

記事をまとめるのにだいぶ時間が
かかってしまいました。
ずっと座ってPCをポチポチしていたので
肩がいたい…。

ひとりごと

毎週心待ちにしていたドラマ
「石子と羽男」が今週でおわってしまいます。
すでに喪失感に襲われています。